Si te has preguntado cómo optimizar las comunicaciones en tu empresa, pero no sabes por dónde empezar, entonces tienes que conocer una solución que puede transformar tu forma de trabajar. Nos referimos a la telefonía IP. Aunque puede sonar técnico, es más sencillo de implementar de lo que parece, y en esta guía te mostramos cómo hacerlo.
¿Qué significa telefonía IP?
La telefonía Ip o telefonía basada en Internet, no depende de las líneas telefónicas convencionales, sino que utiliza tu conexión a la red para realizar llamadas. Con esta tecnología, quedan atrás problemas como líneas ocupadas o cortes inesperados en las llamadas. Además, es una solución conveniente si tu equipo trabaja de forma remota o en diferentes ubicaciones, porque puede atender y realizar llamadas desde cualquier lugar siempre que se tenga acceso a Internet.
La principal razón por la que muchas empresas deciden adoptarla es su bajo coste, pues las llamadas realizadas a través de Internet son mucho más baratas, incluso si son internacionales. Otra ventaja de este sistema es que se pueden añadir usuarios o líneas telefónicas a medida que tu negocio crece, sin complicaciones; a diferencia de los sistemas tradicionales que para esto suelen requerir cambios en la infraestructura.
También, los sistemas incluyen funciones avanzadas como grabación de llamadas, menús interactivos y compatibilidad con CRM, así como otras herramientas que mejoran la productividad, sobre todo si usas algún software para Call Center, es decir, un programa para centros de llamadas.
¿Cómo implementar telefonía IP en tu empresa?
Si ya estás considerando dar el salto a la telefonía IP, hay una serie de pasos que debes seguir para realizar el proceso sin complicaciones:
#1 Analiza las necesidades de tu empresa
Antes de comenzar, tienes que evaluar lo que tu negocio requiere. Piensa en aspectos como cuántos empleados necesitan acceso a líneas telefónicas, qué funcionalidades son para ti indispensables y cuál es tu presupuesto para implementar este sistema.
Si utilizas herramientas como un software para Call Center, un CRM u otros sistemas de gestión, verifica que la opción a elegir sea compatible con ellas para optimizar los procesos diarios. Tener todos estos aspectos claros te ayudará a elegir la solución adecuada para tu empresa.
#2 Verifica tu conexión a Internet
La calidad de la telefonía IP depende completamente de tu conexión a Internet. Si tu red no es lo suficientemente robusta, se verá afectada la calidad en las llamadas. Así que, quizás tengas que mejorar tu plan de Internet antes de implementar el sistema.
#3 Selecciona un proveedor de confianza
Hay diferentes proveedores de telefonía por Internet en el mercado, por lo tanto, investiga las opciones y elige uno que ofrezca soporte técnico confiable, tarifas claras y sin costes ocultos, además de herramientas avanzadas como videollamadas, integración con CRM y grabación de llamadas. Algunas empresas permiten periodos de prueba para que puedas comprobar si el servicio cumple con tus expectativas antes de contratar.
#4 Configura los dispositivos necesarios
En muchos casos, no tendrás que hacer grandes inversiones en hardware porque existen soluciones que funcionan directamente desde aplicaciones móviles u ordenadores. Pero si prefieres utilizar teléfonos físicos, tienes que verificar que sean compatibles con tecnología VoIP.
También será necesario instalar el software correspondiente para gestionar las llamadas, aunque muchas opciones actuales están disponibles en la nube y no tienes que instalar nada.
#5 Capacita a tu equipo
Para que la implementación sea exitosa, tienes que capacitar a tu equipo. La formación es clave para que todos se familiaricen con la nueva tecnología, obtengan respuesta a sus dudas y sepan cómo aprovechar al máximo las funciones disponibles en el sistema.
#6 Realiza pruebas iniciales
Antes de realizar una migración completa, es recomendable implementar el sistema con un pequeño grupo de usuarios para detectar posibles problemas y corregirlos.
Siguiendo los pasos de esta guía y contratando los recursos adecuados, la transición a la telefonía IP será mucho más sencilla de lo que imaginas.
