Más o menos, 3 millones de empresas españolas siguen abiertas, y más o menos, el 45 % de todas ellas utiliza ya servicios de cloud computing. Traducido al español, este término tan inglés viene a significar computación en la nube. Seguramente, el alojamiento web y los softwares de ERP sean dos de los ejemplos típicos de esta clase de servicios que empresas como Cegid Contasimple ofrecen bajo demanda. De esta forma, a cambio de una cuota mensual o anual, tanto los autónomos como las pymes y las multinacionales de España pueden disfrutar de un buen hosting para su web o, en el caso del programa de ERP, disponer de un software que conecta todos los departamentos de la empresa, para así mejorar la gestión de la misma.
A diferencia de los CRM, los programas de Enterprise Resource Planning (sistemas de planificación de recursos empresariales) contemplan áreas que se extienden más allá de la atención al consumidor. Los softwares de Customer Relationship Management automatizan sólo lo que tiene que ver con captar, fidelizar y orientar a los clientes de la empresa. En contraposición, los softwares de ERP son más completos. Estructurados en módulos, los ERP pueden integrar el CRM perfectamente como un módulo más y, a su vez, realizar otras tantas tareas automáticamente: cómo hacer una factura, controlar el stock disponible en el almacén, agilizar la contabilidad, cumplir con el registro digital de la jornada laboral, etc.
Enseguida explicamos las principales características, funcionalidades y ventajas de todo software de ERP.
El ERP en una sociedad cada vez más digitalizada
Del mismo modo en que hay varias clases de empresas, según su tamaño, beneficio económico, actividad profesional…, existen también diferentes tipos de programas de ERP.
En general, todos se caracterizan por lo siguiente:
- Permiten el acceso remoto al software, algo sumamente útil para empresas con sucursales en diferentes ubicaciones geográficas (nacionales y/o internacionales).
- Ofrecen una notable escalabilidad. La empresa, sin tener que cambiar de programa, puede aumentar los recursos que su ERP utiliza a medida que lo requiere. De esta forma, el mismo ERP acompaña a la empresa durante todas sus etapas de crecimiento y consolidación en el mercado.
- Al estar en la nube, como solución de cloud computing, los programas de ERP tienen actualizaciones automáticas.
- Cumplen la normativa legal de VERI*FACTU, un nuevo sistema por el que los trabajadores por cuenta propia y las empresas estarán obligados a partir del próximo año a emitir facturas en formato electrónico, que habrá de ser compatible con los dispositivos que utiliza la Agencia Tributaria.
- Se componen de varios módulos. Cada una de estas secciones automatiza las tareas de un departamento específico de la empresa. Gestión financiera, logística, fabricación y recursos humanos son los cuatro módulos principales de un ERP. Con estos cuatro, la empresa puede controlar sus gastos, gestionar su relación con los proveedores, realizar un seguimiento de los envíos, evitar cuellos de botella en la producción que ralenticen el ritmo de fabricación, retener el talento y calcular rápidamente y enviar por e-mail las nóminas de los empleados.
ERP para empresas de todos los tamaños
Como hemos comentado antes, hay varios tipos de ERP. Según el número de trabajadores y los ingresos facturados, las empresas pueden ser pequeñas, medianas o grandes. En otros países hispanohablantes (por ejemplo: en México), también tienen en cuenta a las microempresas, que son todas aquellas que no alcanzan los 10 trabajadores. Básicamente, la diferencia entre los softwares de ERP que unas y otras empresas utilizan está en la cantidad de recursos que emplean y en el volumen de datos que son capaces de almacenar y gestionar.Así pues, los ERP para pequeñas empresas procuran, ante todo, resultar lo más asequibles posible. Para ello, ofrecen soluciones de gestión empresarial efectivas, pero más limitadas que las de un ERP para empresas medianas y grandes. En estos otros dos casos, los programas de ERP son más personalizables y, en el caso de las empresas con más de 250 empleados, están diseñados para integrar toda la información (impuestos, presupuestos, turnos de trabajo, vacaciones de la plantilla…) de cada una de las sedes y sucursales de la empresa, independientemente de su localización.
Programas de ERP que se ajustan a las necesidades específicas de cada empresa
Finalmente, los softwares de ERP se pueden clasificar en función de los requerimientos que las empresas tienen, sobre todo, según la actividad económica que desarrollan. Cegid Contasimple establece, por ejemplo, dos categorías:
- Softwares de ERP horizontales.
- Softwares de ERP verticales.
Ambos tipos de ERP presentan ciertas similitudes. Por ejemplo: pueden cumplimentar el modelo 390, que es el que deben presentar los autónomos y las empresas para cumplir con la declaración anual del IVA. Sin embargo, presentan ciertas diferencias en cuanto a su potencial.
Los programas de ERP verticales son más personalizables que los horizontales. Desde el principio, el ERP vertical se desarrolla pensando en un grupo específico de empresas, con clientes y usuarios cuyas necesidades son muy concretas. Por esta misma razón, presentan funcionalidades especiales, diseñadas expresamente para el sector profesional al que pertenece la empresa y para el tipo de servicios que presta. Es habitual encontrar softwares de ERP verticales en el ámbito sanitario y en la industria manufacturera (fábricas textiles, de calzado…). En definitiva, son frecuentes en empresas que utilizan maquinaria y dispositivos muy concretos.
En la otra parte de la balanza, están los ERP horizontales, que son más generales y menos específicos. Por lo tanto, son soluciones más adecuadas para aquellas empresas que no requieren funcionalidades tan concretas y adaptadas, sino prestaciones más básicas que automaticen ciertas tareas. Por ejemplo: una pequeña tienda de barrio o una empresa de logística que sólo busque una solución de cloud computing para gestionar el inventario sin errores.
Los ERP horizontales son, por ende, programas multisectoriales, cuya flexibilidad y capacidad para ajustarse a los pormenores de cada empresa dependerán en última instancia de la compañía de soluciones informáticas que los provee.
Aunque más sencillos y generales, los ERP horizontales resultan también más económicos.
